+62 812 1918 6911 [email protected]

Manajemen kinerja yang dilakukan dengan baik bermanfaat mengurangi tingkat supervisi yang perlu dilakukan, menekan jumlah tindakan disiplin yang harus diambil dan tentu saja pada akhirnya meningkatkan produktifitas sumber daya diri yang ada pada masing-masing individu.

Banyak yang berpendapat bahwa dengan melakukan penilaian kerja (performance evaluation/appraisal) berarti telah melakukan manajemen kinerja (performance management).  Pendapat ini sangat tidak tepat karena manajemen kinerja adalah suatu silklus proses yang berkesinambungan dengan tujuan untuk selalu memonitor, menjaga dan meningkatkan kinerja individu sesuai dengan visi, misi dan sasaran dimana individu tersebut berkarya.  Sementara penilaian kinerja hanyalah bagian kecil dari proses manajemen kerja bahkan merupakan bagian yang seharusnya bukan menjadi prioritas utama.  Tahapan pertama dan kedua seperti dijelaskan dibawah justru menjadi bagian terpenting dalam proses manajemen kinerja.

Siklus manajemen kinerja ini meliputi tiga tahapan penting yaitu penyusunan target kinerja (performance planning) yang dilakukan pada awal perioda penilaian kinerja, sesi umpan balik (feedback sessions) selama perioda penilaian dan penilaian kinerja yang dilakukan pada akhir masa tersebut.  Perioda penilaian kinerja umumnya dilakukan sekali setahun namun ada juga yang melakukannya setiap 3 atau 6 bulan sekali bahkan ada yang sebulan sekali, tergantung jenis bisnis yang digeluti. Setiap individu berkewajiban memahami proses ini dengan baik agar tujuan penerapannya dapat dicapai. Atasan dan bawahan harus berbagi tanggung jawab bagi suksesnya penerapan manajemen kinerja di tempat mereka berkarya bersama.

Manajemen kinerja yang dilakukan dengan baik bermanfaat mengurangi tingkat supervisi yang perlu dilakukan, menekan jumlah tindakan disiplin yang harus diambil dan tentu saja pada akhirnya meningkatkan produktifitas sumber daya diri yang ada pada masing-masing individu.  Pada situasi terjadi kinerja yang tidak baik dan tidak menunjukkan perbaikan atau terjadinya pelanggaran yang serius, dokumentasi proses manajemen kinerja yang dilakukan dengan baik juga membantu proses pemutusan hubungan kerja secara pantas dan kuat secara hukum.

Pada tahapan pertama, menyusun target kinerja, dimulai dengan meminta karyawan menyusun draft sejalan dengan sasaran kerja perusahaan yang telah disusun sebelumnya dan selanjutnya atasan bersama bawahan menyepakatinya dengan memakai prinsip “SMART” (Specific, Measurable,Action Oriented, Realistic and Time-framed).  Selalu fokus pada tingkah laku dan hasil kerja, bukan pada perilaku dengan sedapat mungkin menggunakan format kuantitatif untuk dapat mengukur keberhasilan secara objektif.  Diskusi dimulai dengan gambaran besar posisi perusahaan dan jangan lupa untuk siap disesuaikan jika dalam perjalanan waktu terjadi perubahan yang terkait.

Tahapan kedua, sesi umpan balik, merupakan bagian terpenting karena disini harus terjadi proses komunikasi yang lebih intens dan terbuka antara atasan dan bawahan untuk menjaga agar kinerja bawahan sesuai dengan sasaran yang telah disepakati dan tetap dengan motivasi kerja yang tinggi.  Pada setiap sesi formal maupun informal, usahakan untuk selalu fokus pada tingkah laku dan hasil kerja, bukan pada perilaku, sampaikan semua fakta secara manis agar tidak ada “surprise-surprise” pada saat melakukan penilaian kinerja di akhir perioda penilaian nantinya. Jangan ragu untuk memberikan apresiasi yang tulus atau teguran yang wajar.  Lakukan dokumentasi dengan sebaik mungkin yang setiap saat dapat diperlukan di kemudian hari sebagai referensi faktual.

Sementara pada tahapan terakhir dari siklus manajemen kinerja, yaitu penilaian kinerja, dilakukan dengan menggunakan target kinerja yang telah disepakati pada awal perioda dan catatan sesi umpan balik yang berlangsung selama perioda tersebut sebagai referensi. Ciptakan situasi komunikasi dua arah namun tidak terpaku pada format formulir penilaian yang tersedia. Tekankan hubungan hasil kerja dengan kontribusinya terhadap sasaran bisnis perusahaan.  Gunakan teknik bertanya yang baik untuk membantu bawahan menemukan solusi problem yang dihadapinya agar dia merasa menemukan jawabannya sendiri dan lebih jauh menimbulkan tingkat komitmen yang lebih tinggi untuk menindaklanjutinya.  Hindari pembicaraan yang mengaitkan hasil kinerja dengan isu kenaikan gaji.  Fokuskan kepada apa yang dapat dilakukan lebih baik, tindakan atau sikap yang tidak boleh diulangi dan rencana pengembangan yang diperlukan untuk masa mendatang.

Banyak hal yang harus dipelajari lebih jauh mengenai manajemen kinerja namun prinsip yang paling dominan adalah perlakukan bawahan anda sebagaimana anda ingin diperlakukan oleh atasan anda.